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遠端在家工作的虛擬團隊建立

張貼者:2020年3月28日 上午7:26Jim Hwang   [ 已更新 2020年3月28日 下午11:36 ]

作者:黃聖峰  睿信管理顧問有限公司教練顧問



由於COVID-19疫情流行,許多團隊早已習慣在同一個空間中工作的好處,在一夕之間變成了虛擬團隊。虛擬團隊往往對團隊合作感到困擾,何況是意料之外轉變為遠端工作的團隊更需要幫助,尤其是團隊需要相互依賴、協調一致的工作。基於Dr. Gordon Curphy and Dianne Nilsen多年的科學研究和與數千個團隊的合作,我們為領導虛擬團隊的團隊領導者提供了如下一些建議:

  

1.   檢視團隊現處的環境  雖然大家會隨時關心疫情的變化與確診人數,家人學校防疫措施,還有家中無限網路穩定性影響工作的許多鳥事,很重要的是必須讓團隊大夥靜下心一起討論目前團隊的處境。確保團隊仍有定期的溝通會議,瞭解所有關係人的近況以及哪些影響到他們的工作,例如顧客、競爭者、政府機構、供應商、公司集團或總部。團隊每位成員應該都要清楚最新的資訊及狀況,帶給團隊及個人目標的影響,調整與計畫。雖然資訊可能有限或狀況不明,但是團隊都應該主動地分享所獲取的資訊,避免成員各自在工作中擷取的片段資訊或是謠言帶來不必要的揣測。儘量讓團隊共同掌握現況資訊可以有助於團隊同心協力。

2.   重新檢視成功的目標  由於整體經濟局勢動盪轉變頻繁,團隊必須認真地思考是否當初設定的目標與方針是否需要調整。重新釐清目標與方針,可以幫助團隊分析計畫眼前遭遇的困難或資源障礙。當全球陷入恐慌失控,唯有領導者掌握可能成功的機會,才能讓團隊成員專注於眼前可以達成的任務。

3.   檢討團隊規範  領導者可能會發現,實施有效的團隊規範是相當困難的一件事,但這卻是建設高效能虛擬團隊最重要的事情之一。對於在家工作的虛擬團隊有三項規範特別重要:工作時間,會議,溝通。

 

工作時間:許多團隊都希望團隊成員既使在家工作也必須在正常上班時間都是隨時出現和工作中。在疫情危機前,一些早已經申請在家工作者由於會有獨立的工作房間,安排好家人小孩作息,通常可以專注於工作時間。但是突如其來被迫在家工作的員工,可能面臨到學校同時關閉,必須同時照顧在家的小孩,可能臨時在餐桌上或和家人一起在一間房間內工作。這時候團隊應該明確地討論必須遵守的工作時間以及可以自行彈性靈活的時間。

 

會議:對全球性團隊來說,僅有電話會議會讓事情變得非常棘手,因為時區差異會導致部分成員無法出席。雖然多數人都不喜歡有太多頻繁的會議,團隊仍應安排定期的正式會議聯繫,特別是那些突然被隔離在家顯得焦躁與不安的員工,更需要安排非正式會議讓他們適時地可以與他人交流。

 

溝通方式:團隊通常期望成員無論在何種溝通管道中都必須快速回應。但是在突如其來的虛擬團隊中,團隊必須彼此知道對方最適合的聯繫時間,以及最有效的即時溝通方式,例如電話,簡訊,LINE SKYPE TEAMWECHAT或電子郵件,何種是最佳的緊急要求回應方式。

 

4.    檢視工作角色職責  由於隔離工作可能造成原本的工作內容與績效會受到影響,因此領導者應該定期地與每位成員重新檢討工作職責內容與期望。

 

5.   瞭解黑暗面  黑暗面的性格特質是令人煩惱的,適得其反的行為,讓其難以與他人一起完成工作。 這波疫情流行就像是激起黑暗面行為傾向的完美風暴,因為面對巨大壓力時,團隊成員在家工作時便有可能表現出脫軌行為。 團隊領導可以觀察到哪些成員在面對COVID-19挑戰時會停擺或變得更勇敢,要求更完美或更包容。 採取步驟1-4可以幫助團隊領導和成員盡可能減少風險行為的出現及影響。

 

儘管病毒疫情流行充滿了不確定性,對於虛擬團隊來說非常重要的是開放溝通、維持高績效。別忘記許多銷售、軟體開發、產品設計及客服中心行業或屬性的工作早就採用虛擬團隊運作允許員工遠端或在家工作。這些虛擬團隊都會遵守上述的幾項準則,都仍可以展現出團隊績效表現。

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